إسناد إقفال نهاية الشهر: ما الذي ينبغي للإدارات المالية في الخليج الاتفاق عليه كتابة

إسناد إقفال نهاية الشهر ممارسة شائعة في دول الخليج، والارتباطات الناجحة ليست عادة الأقل أتعاباً، بل تلك التي دون فيها الطرفان معنى الإقفال قبل بدء الشهر الأول. وفيما يلي النقاط التي يحسن تسويتها في خطاب الارتباط أو في جدول الخدمة.

النطاق، بنداً بنداً. يختلف معنى الإقفال من شركة إلى أخرى. فاكتب المهام التي تقع على مقدم الخدمة وتلك التي تبقى لديك: قيد المشتريات والمبيعات، والتسويات البنكية والنقدية، وقيود الرواتب، والمستحقات والمصروفات المدفوعة مقدماً، وإضافات الأصول الثابتة واستهلاكها، والأرصدة بين الشركات، وقطع الإيراد، وحركة المخزون، وحزمة التقارير الإدارية نفسها. وما لا يرد في القائمة يفترض أنه يبقى لديك، وهذا يجنب أكثر الخلافات شيوعاً في الشهر الثالث.

التقويم. اتفق على تقويم إقفال بتواريخ لا بمدد. فالترتيب المعتاد يحدد تاريخاً تقدم فيه كشوف البنوك والمستندات المصدرية، وتاريخاً يسلم فيه مقدم الخدمة مسودة ميزان المراجعة، ونافذة لمراجعتك، وتاريخاً للحزمة النهائية. والمدد المعبر عنها بأيام عمل تنزلق، أما التواريخ فلا. وحدد مسبقاً ما يحدث عند تأخر وصول المستندات، فهناك يختبر الجدول الزمني فعلاً.

الأنظمة والصلاحيات. حدد النظام المحاسبي المستخدم، ومن يملك صلاحيات المدير، والمستخدمين الذين يحتاجهم مقدم الخدمة. واحتفظ بملكية دفترك: فمقدم الخدمة الذي يعمل داخل نظامك يترك البيانات لديك إذا انتهت العلاقة. واتفق على طريقة تبادل المستندات، ويفضل أن تكون عبر مجلد مشترك واحد أو بوابة مستندات بدل سلاسل البريد الإلكتروني، وعلى ألا يخزن مقدم الخدمة شيئاً خارجها.

المراجعة والاعتماد. سم الشخص الذي يراجع الحزمة ويعتمدها لديك، وسم المراجع لدى مقدم الخدمة. فالإقفال الذي يراجعه معده فقط ليس مراجعاً. واطلب توثيق المراجعة، واطلب أن يعتمدها محاسب مؤهل قبل وصولها إليك. واتفق على محتوى الحزمة: ميزان المراجعة، وقائمة الدخل مع الأرقام المقارنة، وقائمة المركز المالي، والمركز النقدي، وأعمار الذمم المدينة والدائنة، وتعليق موجز على التغيرات الجوهرية.

معيار التسويات. اتفق على الحسابات التي تسوى كل شهر وعلى الأدلة المؤيدة لها. والقائمة المعتادة هي البنوك، والأرصدة بين الشركات، وحساب ضريبة القيمة المضافة، والتزامات الرواتب، وحسابات مراقبة الذمم المدينة والدائنة الرئيسية. واتفق على حد للفروق غير المسواة وعلى قاعدة تصعيد ما يتجاوزه.

نهاية السنة والتدقيق. انص على إبقاء الملف جاهزاً للتدقيق، مع جداول مؤيدة لكل رصيد جوهري، واتفق على من يعد جداول التدقيق ومن يجيب عن أسئلة المدقق. فكثير من الخلافات في نهاية السنة ينشأ من افتراض أن دعم التدقيق كان مشمولاً بينما قدمت الأتعاب لمسك الدفاتر الشهري فقط.

السرية والبيانات والأشخاص. ضع اتفاقية سرية تشمل موظفي مقدم الخدمة لا المكتب وحده. واتفق على مكان معالجة البيانات وتخزينها، وتأكد من توافقه مع المتطلبات التي تنطبق عليك. واطلب الاستمرارية: مسؤولاً مسمى، وبديلاً مسمى، وإشعاراً قبل تغيير الفريق.

الأتعاب والإنهاء. ثبت الأتعاب الشهرية مقابل النطاق المتفق عليه، وبين طريقة تسعير الأعمال خارج النطاق، حتى لا يتحول شهر مزدحم إلى فاتورة غير متوقعة. واتفق على مدة الإشعار وعلى خطة إنهاء يعيد فيها مقدم الخدمة دفتر الأستاذ وملفات العمل والتسويات بصيغة قابلة للاستخدام.

لا شيء من هذا معقد، لكن الاتفاق عليه قبل بدء الارتباط أيسر كثيراً من مناقشته أثناء تدقيق نهاية السنة. وجدول موجز يغطي هذه النقاط يغطي كلفته عادة في الربع الأول.

هذه المقالة معلومات عامة وليست استشارة. تواصل معنا لمناقشة وضعك.